สำนักงาน กศน.จังหวัดประจวบคีรีขันธ์

เจฟฟ์ วูโอริโอ คือนักเขียนและนักประพันธ์อิสระผู้มีประสบการณ์สูงแห่งมลรัฐเมนตอนใต้ งานเขียนของเขามักจะเกี่ยวกับการจัดการธุรกิจขนาดย่อม การตลาดและเรื่องเกี่ยวกับเทคโนโลยี

ความคิดเห็นสองแง่ของเคอรร์เกี่ยวกับโปรแกรมที่ใช้นำเสนองานและที่เกี่ยวกับกราฟฟิกยอดนิยมของ Microsoft ใน Office Small Business สะท้อนให้เห็นความขัดแย้งที่เกิดขึ้นในวงการธุรกิจและการเรียนรู้ แม้จะมีหลายคนชื่นชอบ PowerPoint เนื่องจากเห็นว่าเป็นเครื่องมือทางธุรกิจที่มีศักยภาพ แต่ก็ยังมีอีกหลายคนที่โต้แย้งว่า PowerPoint คืออุปสรรคของการปฏิสัมพันธ์ที่ดี กล่าวคือ PowerPoint ทำให้การสื่อสารสับสน บิดเบือนและเป็นไปได้ด้วยความยากลำบาก

แต่ทว่าเคอรร์ได้ชี้แจงไว้ว่า การถกเถียงกันเรื่องความสามารถและข้อผิดพลาดของ PowerPoint นั้นถือเป็นการแสดงให้เห็นถึงความสำคัญของการใช้โปรแกรมเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด และเราขอนำเสนอวิธีการใช้ PowerPoint ทั้ง 12 วิธี ที่จะช่วยให้ธุรกิจของคุณดูเป็นมืออาชีพ

* เชอร์รี เคอรร์ทราบดีว่าการใช้ PowerPoint ในการประชุมธุรกิจนั้นเร้าใจและน่าเชื่อถือมากเพียงใดนอกจากนี้ เธอยังทราบดีว่าหากมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น อาจจะทำให้สิ่งตรงกันข้ามเกิดขึ้นได้อย่างแน่นอน

1. ยึดมั่นในตนเองเป็นหลัก แต่มีการใช้อุปกรณ์ช่วยเสริม

ความสะดวกง่ายดายในการใช้งาน PowerPoint นั้นอาจเป็นข้อเสียอย่างหนึ่งได้เหมือนกัน แม้ว่า PowerPoint นั้นจะใช้งานได้สะดวกไม่ซับซ้อนและยังสามารถดึงดูดสายตาได้ด้วยสไลด์และกราฟฟิกต่างๆก็ตาม แต่ขอให้จำไว้ว่ามันไม่สามารถพึ่งตัวมันเองเพียงอย่างเดียวได้ ผู้ฟังนั้นเข้ามาเพื่อจะฟังคุณไม่ได้เข้ามาเพื่อเอาแต่จ้องมองภาพต่างๆที่ปรากฏอยู่บนจอ ดังนั้นนอกจากการทำโปรแกรม PowerPoint ของคุณให้โดนใจแล้ว ก็ให้แน่ใจด้วยว่าสิ่งที่คุณนำเสนอนั้นก็ไม่ได้ด้อยหรือมีความน่าสนใจน้อยไปกว่ากัน แมทท์ ธอร์นฮิลล์ ผู้อำนวยการสถาบัน Audience First มิดโลเธียน รัฐเวอร์จิเนีย ซึ่งเป็นธุรกิจให้บริการฝึกอบรมด้านการนำเสนองานได้กล่าวไว้ว่า “PowerPoint ไม่ได้เป็นผู้นำเสนอ แต่ PowerPoint ช่วยสร้างสรรค์ภาพสไลด์ต่างๆ และจงจำไว้ว่าคุณเองเป็นผู้สร้างสไลด์เพื่อสนับสนุนสิ่งที่ตัวคุณเองเป็นผู้นำเสนอ”

* ซานตา อานา ที่ปรึกษาด้านประชาสัมพันธ์ในแคลิฟอร์เนียกล่าวว่า “PowerPoint อาจจะเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดที่คุณมี แต่คุณต้องใช้มันให้ถูกต้องนะ”

2. ทำให้ดูง่ายเข้าไว้

พวกเราเกือบทุกคนต่างเคยได้เห็น PowerPoint และการนำเสนองานต่างๆ ที่ผู้พูดดูราวกับพร้อมจะขอแต่งงานกับเจ้าของโปรแกรมยังไงยังงั้น กล่าวคือ เห็นได้ชัดว่าผู้พูดตกหลุมรักลายเส้น สเปเชียลเอฟเฟค และรายละเอียดเล็กน้อยทุกอย่างของโปรแกรมนี้ แต่การนำเสนองานโดยใช้ PowerPoint ที่ได้ผลนั้นต้องเรียบง่าย แผนภาพต้องเข้าใจได้ง่าย และกราฟฟิกต้องสอดคล้องกับสิ่งที่ผู้พูดกล่าว ผู้เชี่ยวชาญบางท่านแนะนำว่าแต่ละบรรทัดไม่ควรใช้คำเกิน 5 คำ และแต่ละสไลด์ไม่ควรมีข้อความเกิน 5 บรรทัด เคอรร์กล่าวว่า “อย่านำเสนองานที่ใช้คำพูดและกราฟฟิกมากเกินไป และให้ถามย้ำกับตัวเองว่า คุณต้องใส่ทุกอย่างไว้บนหน้าจอจริงๆ หรือ”

3. ใช้ตัวเลขให้น้อยที่สุดบนสไลด์

เสน่ห์ของ PowerPoint คือ ความสามารถในการนำเสนอความคิดและสนับสนุนคำพูดของผู้พูดได้อย่างแม่นยำ แต่ทว่าอาจจะเป็นเรื่องยาก

ถ้ามีตัวเลขและสถิติที่เข้าใจยากมาเกี่ยวข้อง การนำเสนองานโดยใช้ PowerPoint ที่มีประสิทธิภาพส่วนใหญ่จะไม่นำเสนอรูปภาพและตัวเลขให้ผู้ชมมากเกินไป แต่จะนำเสนอข้อมูลดังกล่าวอย่างละเอียดภายหลังในเอกสารที่แจกให้เมื่อสิ้นสุดการนำเสนองาน ถ้าคุณต้องการเน้นข้อมูลสถิติใน PowerPoint ใน Microsoft Office Small Business คุณควรจะลองใช้การฟฟิกหรือรูปภาพเพื่อนำเสนอประเด็นดังกล่าว เคอรร์กล่าวว่า “ตัวอย่างเช่น ผมเคยพูดเกี่ยวกับคนไข้ที่ป่วยเป็นโรคอัลไซเมอร์ที่มีอยู่มากมาย ผมเลือกใช้ภาพถ่ายหญิงชราคนหนึ่งแทนที่จะแสดงตัวเลขต่างๆ บนหน้าจอ”

4. อย่าพูดตาม PowerPoint

ความเคยชินแย่ๆ อย่างหนึ่งที่ผู้ใช้ PowerPoint มักทำบ่อยที่สุด คือ การอ่านตามสิ่งที่ปรากฎบนภาพที่นำเสนอให้ผู้ชมฟัง การกระทำดังกล่าวไม่เพียงแต่จะดูซ้ำซ้อน คือใช้เครื่องเปลี่ยนภาพก็ได้ เหตุผลที่คุณไปยืนอยู่ตรงนั้นคือเพื่อการน้ำเสนอ ไม่ใช่การทำให้เรื่องน่าสนใจดูน่าเบื่อ PowerPoint นั้นจะใช้ได้ดีที่สุดเมื่อมีการใช้คำพูดที่เป็นการกล่าวเสริมหรือวิเคราะห์สิ่งที่ปรากฎบนหน้าจอ ไม่ใช่การพูดตามเนื้อหานั้นเพียงอย่างเดียว โรเบอร์ตา พรีสกอตต์ จาก The Prescott Group บริษัทที่ปรึกษาเรื่องการสื่อสารในรัฐคอนนเคติคัต กล่าวว่า “แม้ว่าคุณจะใช้ PowerPoint แต่คุณก็ยังต้องสบตากับผู้ชมด้วย เพราะคนเหล่านั้นไม่ได้มาที่นี่เพื่อดูด้านหลังของคุณ”

5. ควบคุมจังหวะจะโคนในการพูด

สิ่งที่อาจเป็นเหมือนกับระเบิดอีกสิ่งหนึ่ง คือการที่ผู้พูดบรรยายในจังหวะเวลาที่ตรงกันพอดีกับเมื่อหน้า PowerPoint หน้าใหม่โผล่ขึ้นมา การกระทำดังกล่าวจะทำให้ผู้ฟังเสียสมาธิได้ การนำเสนอผ่านโปรแกรม PowerPoint ที่ดีอย่างลงตัวนั้นควรประกอบไปด้วยการขึ้นหน้าสไลด์หน้าใหม่แล้วเว้นระยะเวลาสักครู่หนึ่งให้ผู้เข้ารับฟังได้มีโอกาสอ่านและคิดตามก่อน จากนั้นจึงค่อยให้การอธิบายขยายความและให้รายละเอียดว่าสิ่งที่ปรากฏบนจอนั้นคืออะไร เคอร์กล่าวว่า “มันเป็นเรื่องของจังหวะจะโคน จงจำไว้ว่าอย่าเริ่มบรรยายทันทีที่สไลด์หน้าใหม่ปรากฏขึ้นมา”

6. พักหน้าจอบ้าง

ลักษณะพิเศษอย่างหนึ่งของ PowerPoint ที่โดดเด่นกว่าสินค้าตัวอื่นๆในตระกูล Microsoft Office Small Business ก็คือ PowerPoint นั้นช่วยเสริมให้คำพูดของผู้พูดมีประสิทธิภาพมากขึ้น ผู้มีประสบการณ์ในการใช้ PowerPoint ไม่ได้รู้สึกเขินอายที่จะปล่อยให้หน้าจอว่างเปล่าบ้างในบางโอกาส การปล่อยให้หน้าจอว่างเปล่าบ้างนั้นไม่เพียงแต่ให้ผู้เข้ารับฟังได้มีช่วงเวลาพักสายตาบ้างเท่านั้นแต่ยังช่วยให้เกิดการเพ่งเล็งความสนใจไปที่การสนทนาระหว่างกัน ซึ่งจะทำให้การอภิปรายภายในกลุ่มหรือการถาม-

ตอบและการสนทนาอื่นๆมีประสิทธิภาพมากขึ้น

7. ใช้สีที่ดูมีชีวิตชีวา

การเลือกใช้แบบตัวอักษร กราฟฟิกและพื้นหลังที่มีความแตกต่างกันอย่างสะดุดตาจะช่วยให้การถ่ายทอดสารและอารมณ์มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

8. ใส่ภาพและกราฟฟิกอื่น ๆ เพิ่มเติมลงไป

อย่าจำกัดงานของคุณเพียงสิ่งที่ PowerPoint มีให้เท่านั้น แต่ลองหารูปภาพและกราฟฟิกต่างๆจากที่อื่นๆมาใส่ลงไปด้วยเพื่อความหลากหลายและดึงดูดสายตา รวมถึงวิดีโอด้วย รามอน เรย์ ที่ปรึกษาด้านเทคโนโลยีจากนิวยอร์ค กล่าวว่า “ผมมักจะเสนอคลิปวิดิโอสั้นๆ หนึ่งหรือสองคลิปทุกครั้งที่มีการนำเสนองาน ซึ่งช่วยให้เกิดอารมณ์ขัน และลดความตึงเครียดในการสื่อสารด้วย”

9. แจกเอกสารในตอนท้ายสุด ไม่ใช่ในระหว่างการนำเสนอ

บางท่านอาจไม่เห็นด้วยกับผม แต่ผมคิดว่าคงไม่มีผู้พูดคนใดที่จะอยากพูดในขณะที่ผู้ฟังนั้นมัวแต่ยุ่งอยู่กับการอ่านบทสรุปในเอกสารที่เพิ่งแจกให้ นอกเสียจากว่าการให้พวกเขาได้อ่านรายละเอียดในเอกสารไปด้วยและฟังไปด้วยเป็นเรื่องจำเป็นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้จริงๆ ดังนั้นรอให้การบรรยายจบก่อนดีกว่าแล้วค่อยแจกเอกสาร

12. ตรวจทานให้ดีก่อนนำเสนอ

จงอย่าลืมคิดด้วยมุมมองของผู้ฟัง กล่าวคือ หลังจากที่คุณร่าง PowerPoint สไลด์ของคุณเสร็จแล้ว คุณสามารถตรวจสอบงานของคุณได้โดยการลองสมมุติว่าคุณก็เป็นผู้เข้าร่วมคนหนึ่งที่กำลังรับฟังสิ่งที่คุณกำลังนำเสนอ หากมีจุดไหนที่ยังขาดความน่าสนใจ ทำให้รู้สึกไขว้เขวหรืองุนงง ก็ให้ทำการแก้ไขปรับปรุงเพื่อให้การนำเสนอของคุณทั้งหมดนั้นมีคุณภาพที่ดีขึ้น

เคล็ดลับในการนำเสนองานด้วย PowerPoint​

เคล็ดลับในการนำเสนองานด้วย PowerPoint