ใช้กับ ประธานองคมนตรี ประธานสภาผู้แทนราษฎร ประธานศาลฎีกา นายกรัฐมนตรี และรัฐบุรุษ เท่านั้น 

 

การใช้สรรพนามแทนตัวว่า "ข้าพเจ้า" ล้าสมัยแล้ว การแทนตัวว่า "ผม" "กระผม" หรือ ดิฉัน" เหมาะสมและทันสมัยกว่า

ท่อนจบที่ว่า "จึงเรียนมาเพื่อโปรด...." เยิ่นเย้อและไม่เหมาะสม ในปัจจุบันนิยมใช้คำว่า "จึงเรียนมาเพื่อ..." (ไม่มี โปรด) เช่น จึงเรียนมาเพื่อทราบ หรือ จึงเรียนมาเพื่อดำเนินการ

การเขียนขอบคุณแบบคาดหวังล่วงหน้า "จะขอบคุณยิ่ง" เป็นภาษาพูด คำที่เป็นภาษาเขียนและให้ความรู้สึกเน้นหนักกว่าคือ "จักขอบคุณยิ่ง"

การขอความช่วยเหลือว่า "ใคร่ขอความอนุเคราะห์" เป็นการใช้คำฟุ่มเฟือยและโยงไปถึงเรื่องรักๆ ใคร่ๆ แม้จะตัดคำว่า "ใคร่" ออกไปก็ไม่เสียความหมาย ใช้แค่ "ขอความอนุเคราะห์" ก็พอแล้ว

การเท้าความว่าเคยแจ้งรายละเอียดไปแล้ว แต่ครั้งนี้ไม่อยากจะพูดซ้ำ จะเขียนว่า "[ความเดิมโดยสรุป] ความละเอียดแจ้งแล้ว นั้น" หรือ "ความแจ้งแล้ว นั้น"

"ให้กับ" ไม่เป็นทางการ ที่เหมาะสมคือ "ให้แก่" ส่วนคำว่า "แด่" จะใช้กับผู้ที่อยู่ในสถานะสูงกว่า เช่น ถวายแด่

"ขอเชิญมาเป็น..." และ "ไม่ทราบจะทำอย่างไร" เป็นภาษาพูด ภาษาเขียนต้องใช้ว่า "ขอเชิญไปเป็น..." และ "ไม่ทราบว่าควรทำเช่นใด"

เรียบเรียงมาจากบทความ "การเรียนหนังสือราชการ" ของคุณสิริวิท อิสโรwww.polsci.chula.ac.th/qapolsci/km3.htm ซึ่งเป็นการสรุปความมาจากโครงการอบรม "เทคนิคการเขียนอย่างมีประสิทธิภาพ" โดยอาจารย์จากคณะอักษรศาสตร์ จุฬาฯ มี.ค. 2552